¿Cómo determinar cuál es la mejor opción para su organización a la hora de construir un entorno de colaboración avanzado y productivo?

 La última versión de la mayoría de los productos de mensajería y colaboración dicen garantizar los siguientes principios; mejorar el funcionamiento de su empresa, controlar los costos de implementación, administración y mayor seguridad y otro sin fin de cosas. Por su puesto la publicidad no puede ser suficiente, debemos buscar que las distintas opciones de dichos productos hayan sido lo suficientemente probadas, que su precio sea razonable y se ajuste a las características que ofrece, que el fabricante cuente con credibilidad, soporte, etc. Además cuente con una excelente protección contra intrusos, filtraciones de información, fallas de seguridad, etc.,  capacidades avanzadas que permitan al usuario disponer de herramientas que mejoren su rendimiento y que pueda tomar acciones inmediatas ante el resultado de un proceso, por ejemplo workflows, calendarios, manejo de recursos compartidos, mensajería instantánea y otras.

Veamos algunas opciones deseables en detalle.

  • Flexibilidad: Donde existan diversas opciones de instalación para hacer a los usuarios más eficientes.  

  • Recuperación ante desastres y alta disponibilidad: Alta disponibilidad y recuperación ante desastres para aumentar los niveles de confianza y seguridad.

  • Acceso desde cualquier lugar: Los usuarios podrán aumentar su productividad, gracias al acceso a todos sus medios de comunicación desde cualquier sitio y en todo momento.

  • Administración simple: Capacidad para que los usuarios puedan servirse de las herramientas en la realización de tareas comunes sin dependencia del departamento de IT.

  •  Facilidades en el uso y organización: Los usuarios deben poder organizar sus bandejas de entrada y salida, crear carpetas públicas y poder iniciar tareas, workflows, etc., sin mayores complicaciones y sin cambiar de herramienta.

  • Manejo de información confidencial: Manejo centralizado con cifrado de datos, manejo de contraseñas seguras, protección contra virus y otros ataques.

  • Manejo de correo no deseado y publicidad no solicitada: Presentar formas de proteger al usuario contra correos no deseados que contienen publicidad, pornografía, virus, etc., además del robo de identidad y los spam que ya sabemos el mal que hacen a las redes.

  • Acceso remoto: Para alta disponibilidad de los recursos.

  • Manejo sobre dispositivos móviles: El acceso a través de dispositivos móviles es y será una necesidad mayor cada día.

En resumen cada día los usuarios son más exigentes en lo que esperan de los  productos de mensajería y colaboración, esto quizás permita que los fabricantes tengan que esforzarse mucho más para cubrir estas expectativas.

Debemos recordar que en las épocas pasadas los correos llegaban en un camión y eran entregados por un cartero, años después los usuarios dieron la bienvenida al correo electrónico y muchos otros medios de comunicación para no retroceder jamás.